Digitalización, la apuesta para que empresas en Colombia cumplan con sus obligaciones fiscales
Facturas, nómina, documentos de soporte y otros procesos legales, pueden realizarse de manera electrónica para cumplir con la normatividad legal. Compañías como The Factory HKA se han especializado en acompañar estos procesos.
Bogotá. El proceso de transformación digital se ha venido fortaleciendo rápidamente en Colombia, con procesos como el de facturación electrónica impulsado por el Estado y en el cual han tenido un papel importante compañías como The Factory HKA, que con 13 años en el país ya cuenta con más de 26 mil clientes.
Se trata de una internacional que, según su Gerente de Desarrollo de Negocios, Carlos Humberto García, se dedica a la generación de soluciones fiscales basadas en la normatividad vigente para documentos electrónicos, tales como la factura electrónica, la nómina electrónica, el documento soporte y la recepción electrónica.
“A través del servicio que prestamos, nuestros clientes cumplen de forma sencilla, rápida y eficiente con los requerimientos tributarios exigidos por la DIAN”, resume el directivo al explicar que, en términos generales, la Suite de Soluciones Fiscales de The Factory HKA está integrada por varios productos que evolucionan constantemente, y de los cuales, la “estrella” es la Facturación Electrónica, ya que aplica a todo tipo de empresas.
A este portafolio se integró en mayo de 2022 la Recepción Electrónica, una solución integral que simplifica el proceso de admisión de documentos electrónicos con fines fiscales.
Para García, su importancia radica en que permite tener la certeza de que los documentos recibidos han sido validados por las entidades de control fiscal y cumplen con los requerimientos técnicos y normativos exigidos, “de manera que puedan ser utilizados como soporte de costos, gastos y deducciones”.
El ejecutivo sostiene que el 2021, aunque prevalecieron los efectos de la pandemia, fue un año muy retador en lo que tiene que ver con el marco normativo impuesto por la DIAN y los cambios aplicados a los calendarios de implementación en cuanto a Factura Electrónica, Nómina Electrónica, Sector Salud, Documentos Soporte en adquisiciones a sujetos no obligados a facturar.
Así mismo señala que en 2022, el propósito fue impulsar la nueva solución de Recepción Electrónica, la cual además de cumplir con la obligatoriedad de eventos electrónicos, brinda esquemas de valor agregado que le permiten a los usuarios confirmar que todos los documentos electrónicos recibidos han sido efectivamente validados de manera previa por la DIAN.
De acuerdo con el directivo, los clientes contratan planes integrales que les dan la opción de dividir sus transacciones en facturación electrónica y nómina electrónica, sin embargo, la última reforma tributaria y la regulación expedida por la Dian a mediados del 2022, estableció la necesidad de masificar la utilización de estos sistemas electrónicos de control fiscal.
| Se determinó que para poder deducir de costos o gastos las facturas de crédito, los adquirentes de bienes o servicios deben cumplir al menos dos eventos de recepción electrónica. |
“Esto impulsa otros esquemas bastante interesantes como el factoring electrónico, porque para negociación de la factura pone como condición que existan esos eventos electrónicos”, dijo García. En esa dirección, concluye que los esfuerzos este 2023 se concentrarán en que la totalidad de los clientes adopten este servicio. 
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