Guía del comprador de productos multifuncionales

Xerox presenta una guía de 10 preguntas y temas que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una impresora multifuncional, que incluye los servicios y soluciones claves que debe ofrecer un equipo de esta clase.

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A continuación lo que debe tenerse en cuenta en cada uno de estos 10 aspectos:

1) Defina claramente sus requerimientos.

En primer lugar trate de definir qué espera de un equipo multifuncional, qué necesidades busca satisfacer con el equipo y que servicios de valor agregado puede recibir.

Las siguientes preguntas pueden ayudar a delimitar estas expectativas:

• • • Además de imprimir y copiar ¿qué espera del equipo?, ¿necesita administrar documentos?, ¿busca ahorrar papel?, ¿quiere simplificar el volumen de trabajo?

• ¿Cuántas órdenes para copiar, imprimir, escanear, enviar por fax e email deberá realizar el equipo diariamente?

¿Existen períodos de utilización pico durante los cuales una orden pueda llegar a interferir con otra?

¿Cuál es el volumen de producción mensual en total? En el

caso de que existieran períodos de utilización pico, ¿cuánto se imprime entonces?

 

• ¿Qué cantidad de usuarios admitirá cada aparato?

• ¿Necesita opciones de acabado resistente de documentos, disponibles desde el escritorio?

• • • ¿Necesita ofrecer opciones de impresión a color así como también en blanco y negro además de opciones de control?

• ¿El equipo permite escanear documentos y enviarlos a destinatarios de correo o ubicaciones remotas? ¿Permite incluir meta datos en los documentos para facilitar su búsqueda y recuperación rápida?

• • • ¿Se puede configurar la impresora multifunción para satisfacer diferentes necesidades? ¿Puede además ser actualizada para agregar funciones nuevas o mejoradas?

• ¿Necesita combinar y enviar documentos en varios formatos?

• • • ¿Necesita soporte de integración de la totalidad de la base de datos (por ejemplo: entornos Microsoft® y Unix®/Linux®)?

 

2) Relación costo beneficio del equipo.

Es importante que evalúe la forma en la cual la impresora multifunción puede apoyar la reducción de costos impresión y administración de documentos.

• ¿Los diferentes modelos del producto llevan a cabo las mismas funciones de la misma manera en toda la familia del producto?

• • • ¿El equipo le permite ahorrar tiempo y recursos con respecto a la producción y a la distribución de documentos?

• ¿Está la arquitectura del equipo diseñada radicalmente en favor de la durabilidad, modularidad, funcionalidad y facilidad de administración de las conexiones en red?

• • • ¿Son competitivos los costos de los insumos del equipo?

• ¿Cuánto ahorro de espacio proporciona el diseño del equipo?

• • • ¿Cómo es el servicio postventa? ¿Le permite tener solo un contrato de mantenimiento? ¿Le ofrece asesoría técnica?

• ¿Permite actualizaciones – brindando la opción de actualizar un modelo a otro o de agregar nuevas características y funciones, sin incurrir en el gasto de reemplazar un modelo por otro nuevo para obtener nuevas características y funciones?

 

3) Evaluaciones de terceros y uso real.

Evalúe el desempeño del equipo en hojas de prueba y compare el rendimiento real, el manejo y el soporte. Asegúrese además de evaluar y validar el rendimiento con sus propias aplicaciones y entorno de red.

• • • ¿Cuán eficiente es la impresión en red de tareas básicas en comparación con la velocidad mecánica nominal?

• ¿Existen informes evaluativos independientes que avalen los reclamos sobre el rendimiento? El controlador común de la familia del producto ¿ha recibido algún reconocimiento al rendimiento superior de parte de evaluadores externos?

• • • ¿Cambia significativamente el procesamiento del trabajo o es simplemente una máquina de mayor velocidad?

• Este artefacto ¿optimiza las compresiones del escaneo de archivos para reducir el tráfico de red?

 

4) Integración de red.

Tenga en cuenta la facilidad con la que el sistema se conecta a una red existente, cómo es su despliegue y los beneficios inmediatos que ofrece, aún con poca capacitación o experiencia en su uso.

• ¿Proporciona el vendedor software basado en Internet que configure, administre, monitoree e informe sobre los mecanismos de impresión de los usuarios conectados a la red?

• • • ¿Es posible contar con personal técnico experimentado para los procesos críticos como la instalación, resolución de problemas, actualización y clonación?

• ¿Se proporcionan e instalan los drivers de impresión para todas las unidades a partir de un único CD con la posibilidad de descargar siempre de Internet los drivers más actuales?

• • • ¿Proporciona el sistema una arquitectura abierta para lograr la integración a una amplia variedad de sistemas de manejo de documentación?

• ¿Funcionará siempre bien con las aplicaciones actuales del escritorio, el nivel y el almacenamiento que estén ya instalados?

• • • ¿Produce el escáner formatos de archivo de industria estándar, tales como PDF (incluido el PDF de búsqueda), TIF, y JPEG?5

• ¿Admite el sistema la autorización común de usuarios de red, esquemas de autenticación y directorios de protocolo comunes, tales como LDAP?

 

5) Facilidad de Uso.

La facilidad de uso de los equipos por parte de los usuarios, se traduce en una menor cantidad de solicitudes de soporte y necesidad de capacitación.

• • • ¿Son las interfaces del usuario comprensibles?

• ¿Ofrece la familia de productos una interface de usuario (IU) en común?

• • • ¿Son las interfaces de usuario de las aplicaciones de software intuitivas?

• ¿Cuánto entrenamiento se requiere para que un usuario pueda comenzar a operar una impresora?

• • • ¿Existe ayuda y documentación en línea disponible y fácil de utilizar?

• ¿Funciona de la misma manera el producto si copia, imprime, escanea o envía un fax?

• • • ¿Funciona de la misma manera el producto si se opera desde el escritorio o de la consola manual?

• ¿Funciona de la misma manera el producto en una familia de productos con miembros en distintas bandas de velocidad?

• • • ¿Proporciona el vendedor drivers de impresión personalizados (de apariencia similar) tanto para PCL® como para PostScript®?

• La ayuda sensible al contexto ¿es accesible directamente desde la interfase de usuario manual del aparato?

 

6) Multifunción.

Revise de cerca la capacidad del sistema de funcionar verdaderamente de múltiples maneras y de manera concurrente para cada uno de los servicios (imprimir, copiar, escanear, enviar fax) y evalúe el rendimiento y la productividad en situaciones reales de uso.

• ¿Pueden los usuarios acceder a la función que necesitan en cualquier momento, aún cuando hayan otras funciones en uso en ese momento?

• • • ¿Brinda esta solución un rendimiento de referencia para todas las funciones y servicios individuales, y les permite trabajar de manera concurrente sin degradar el rendimiento?

• ¿Tiene el producto un servidor incluido (vs. una interfase de red básica)?

• • • ¿Le permite el producto copiar, imprimir y obtener un estado de la máquina desde la Web?

• ¿Tiene el producto la capacidad del admitir colas de órdenes de múltiples protocolos?

 

7) Comunicaciones Bidireccionales.

Una falla en la comunicación de información precisa y oportuna a los usuarios y a los administradores IT acerca del estado de las órdenes, colas y mecanismos puede provocar una mayor intervención del personal de IT para solucionar, prevenir o anticipar problemas. Es esencial que exista comunicación sólida, bidireccional tanto en el artefacto como en la red.

• • • ¿Proporciona información sobre el estado de las órdenes y del artefacto desde el escritorio?

• ¿Permite el producto ver las colas de todas las ordenes (imprimir, escanear, enviar por email, copiar y enviar por fax) en el aparato?

• • • ¿Proporciona alertas para enviar personal cuando ocurre algún problema?

• ¿Proporciona la información, las herramientas y los controles suficientes para anticipar problemas, reducir el tiempo de inactividad del artefacto, minimizar la frustración del usuario y reducir las solicitudes de soporte?

 

8) Administración del Mecanismo, Inteligencia Remota y Soporte.

Evalúe el compromiso del vendedor para proporcionarle un mecanismo resistente y herramientas de administración rápidas. Busque también software de administración de las interacciones de los artefactos y de monitoreo inteligente que optimice la capacidad del aparato y el tiempo de funcionamiento.

• ¿Puede integrar fácilmente la impresora multifunción con la red existente y con las herramientas de manejo de impresiones?

• • • ¿Le proporciona el vendedor un conjunto de herramientas sólidas de administración de la Web y sistemas de informes?

• ¿Le proporciona el vendedor herramientas de análisis o de informe de uso?

• • • ¿Le brinda el sistema diagnósticos remotos y servicio técnico remoto así como también la posibilidad de ordenar las partes e insumos requeridos antes de que fallen o falten?

• ¿Le proporciona el vendedor una cartera completa de los servicios opcionales con valor agregado?

• • • ¿Le ofrece el vendedor tiempo de respuesta superior?

• ¿Le proporciona el vendedor un servicio global, analistas y capacitación?

• • • ¿Le proporciona el vendedor calidad de servicio consistente?

• ¿Le proporciona el vendedor acceso en un nivel superior a grupos fabricantes que desarrollan el producto?

 

9) Seguridad.

Evalúe el compromiso del vendedor y su enfoque con respecto a la seguridad, la participación y el cumplimiento de las normas gubernamentales emergentes, así como también con la evaluación y certificación por parte de terceros.

La seguridad debería incluirse como componente central de las impresoras multifunción y no abordarse como un kit complementario de conexiones en red.

• ¿Le ofrece la plataforma funciones de seguridad integradas para el control de acceso físico y de red, la autenticación del usuario, el cifrado de archivos y la eliminación de archivos para cumplir completamente con las políticas de protección de la información de su empresa?

• • • ¿Está el artefacto certificado conforme a las normas de criterio común de NSA/NIAP (Agencias Nacionales de Seguridad de los EE.UU.)? ¿Cuál es la responsabilidad del vendedor con respecto a esta norma?

 

10) Aplicaciones, Integración y Software.

Evalúe el software adicional sobre volúmenes de trabajo con documentos que estén disponibles directamente con el vendedor, así como también el portafolio de soluciones del desarrollador del equipo. Investigue de qué manera se obtendrá, se utilizará, se examinará y se brindará soporte al software y a las soluciones adicionales en su organización.

• • • ¿Cuenta el vendedor con un programa sólido de socios para brindar soluciones personalizadas?

• ¿Se encuentran actualmente disponibles las aplicaciones SDK y API del vendedor para el desarrollo de aplicaciones personalizadas?

• • • ¿Han sido las soluciones asociadas del vendedor examinadas y se certifica que funcionan conforme a lo que se promociona?

• ¿Proporciona el vendedor un único punto de contacto así como también tres niveles de asistencia y soporte según se necesita para determinar el origen de un problema?

 

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