Inversión en procesos documentales digitales crecerá 28%
A medida que el teletrabajo ha cobrado fuerza, la necesidad de contar con soluciones digitales se ha convertido no solo pertinente, sino también necesaria.
En Colombia, a pesar de que los directores se esforzaron para satisfacer la demanda, la falta de tiempo para la planificación dejó rezagados a algunos departamentos.
De hecho, el estudio de 2021 realizado por Forrester Consulting en nombre de Adobe, arroja que el 74% de los empleados vio afectada su productividad por la falta de herramientas digitales en sus labores.
Sumado a lo anterior, en el mismo informe se ha evidenciado cómo el entorno de fuerza de trabajo virtual ha puesto en jaque varios aspectos:
– 58% considera que trabajar desde casa ha afectado la productividad de los colaboradores;
– 56% afirma que la comunicación y la colaboración eficaces son más desafiantes.
– 52% estima que la seguridad y la privacidad de los datos también se han vuelto más complejas de mantener
Si bien es cierto que la transformación digital ha quedado ubicada dentro de las prioridades del Gobierno para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos, aún son grandes los retos que le esperan al país en materia de adaptación tecnológica.
Es ahí donde los sectores deben responder debidamente con las herramientas y tecnologías adecuadas, pero ¿cómo hacerlo?
Con el estudio que Adobe le encomendó a Forrester Consulting, la compañía da a conocer de qué manera las tecnologías de procesos de documentación digitales, como las firmas electrónicas, fortalecen las organizaciones en Colombia, lo que mejora la resiliencia y adaptabilidad empresariales, y facilita el futuro del trabajo.
Las interrupciones que presentó la pandemia, obligaron a los directivos de las organizaciones colombianas a agilizar sus iniciativas digitales y facilitar un ambiente de trabajo virtual como la forma en que crean, distribuyen, firman y almacenan documentos.
De acuerdo con el estudio, el Covid-19 virtualizó de forma drástica el 42% de la fuerza de trabajo. Además, los tomadores de decisiones informaron que el 46% de su fuerza laboral ahora utiliza soluciones de procesos de documentación digitales, superior al 21% antes de la pandemia.
Las cifras demuestran cómo la situación vivida volcó a Colombia hacia lo digital en muchas actividades humanas e intensificó el uso de las tecnologías para las actividades organizacionales.
No obstante, su implementación no fue del todo efectiva: en el informe la mitad de los encargados de tomar decisiones indicó que no estaba preparada para adoptar o ampliar las firmas electrónicas, mientras que el 38% no estaba listo para digitalizar los procesos de documentación.
Hallazgos clave:
- Genera eficiencias y beneficios operativos.
La digitalización de los procesos de documentación agiliza el procesamiento de documentos (66%), mejora la accesibilidad a los datos (56%), aumenta la flexibilidad del flujo de trabajo de los documentos (44%) y optimiza la capacidad de consumir y buscar contenido (44%).
- Mejora la EX y el compromiso de los empleados
La población estudiada reconoció que el uso compartido de documentos y la colaboración en documentos en tiempo real, promueven la colaboración de los empleados y permiten un entorno de trabajo híbrido (66%).
- Unifica la CX y mejora el rendimiento financiero.
La digitalización de los procesos de documentos permitió seguir atendiendo a los clientes de forma remota durante la pandemia, lo que ayudó a mantener y, en ocasiones a aumentar los ingresos para el 60% de ellos.
- Aumenta la seguridad de los datos.
Las soluciones de procesos de documentación digitales se han convertido en capacidades solicitadas, que ofrecen funciones sólidas de seguridad y trazabilidad de datos. El 52% dijo que esto ayudó a mejorar el seguimiento de datos, información y documentos para fines de auditoría.
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