Así funcionan los ERP para impulsar la eficiencia en las empresas

En un entorno empresarial cada vez más dinámico y competitivo, las organizaciones se enfrentan a una serie de desafíos en la gestión de sus recursos y procesos internos.

La digitalización cobra cada vez más importancia, 4 de cada 5 empresas en Colombia, por ejemplo, se están aventurando en la sistematización de sus áreas, según Think Digital Report 2022.

Las soluciones ERP (Enterprise Resource Planning) surgieron como una respuesta sistematizada para que las empresas operen de forma eficiente para su fortalecimiento en el mercado nacional y global.

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Existe aún el dilema entre sistematización y digitalización, para muchos es lo mismo, pero no es así.

La digitalización consiste en pasar información de un sistema a otro, es la alimentación de bases de datos.

La sistematización, por su parte, es la integración bases de datos con variables que permiten una cantidad de operaciones que dan información sobre áreas o procesos para la toma de decisiones en tiempo real.

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 Las soluciones ERP ofrecen una sistematización que consiste en la integración completa de los procesos administrativos, contables, comerciales, logísticos, productivos y de suministro, es decir toda la cadena de valor, lo que garantiza una operación fluida y eficiente del negocio.

Con este tipo de tecnología y dependiendo del tamaño y el sector de su actividad económica, una empresa puede ahorrar aproximadamente entre 10 a 30% de tiempo en operaciones administrativas, según un estudio de la consultora Gartner.

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Para Carlos Ortega, Director de Investigación y Desarrollo de Siesa:

“Estas soluciones automatizan y centralizan procesos claves en áreas como contabilidad, ventas, compras, fabricación, servicios y recursos humanos, permitiendo una visión integral en tiempo real de las operaciones de la compañía”.

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En la selección de una solución ERP, las empresas deben considerar varios factores clave, incluida la integración de procesos, el cumplimiento normativo en constante evolución y la seguridad de la información.

Las soluciones ERP en la nube ofrecen ventajas adicionales, al proporcionar actualizaciones y seguridad constantes, así como la posibilidad de acceder a la información en un solo lugar evitando que se disperse.

Ortega recomienda que:

“Para seleccionar una solución ERP, es esencial considerar varios factores como la integración total de los procesos, que es fundamental para garantizar una operación fluida. Igualmente, la adaptación a los cambios legales y la seguridad de los datos son aspectos claves. Es fundamental evaluar la capacidad de personalización y la integración con otros sistemas para satisfacer las necesidades únicas de cada empresa”.

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Sostiene además que el acceso es importante, porque permite una integración de todos los actores, en tiempo real, de manera segura. Por eso, las soluciones ERP migran a la nube para responder a estas necesidades.

Es importante que el sistema no solamente sea una herramienta, sino, también, un impulsor de transformación en los procesos de negocio, guiado por las mejores prácticas y consultoría experta.

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Beneficios tangibles.

Si bien las soluciones ERP ahorran hasta un 30% de tiempo en procesos que se reflejan en mayor productividad y capacidad de respuesta a contingencias, esta sistematización, luego de su implementación, según un estudio de la consultora Aberdeen Group, economiza a las empresas, dependiendo del tamaño y sector, entre un 5 a 15% de sus gastos dando mayores dividendos.

Una de las transformaciones más notables de las soluciones ERP en la sistematización, es la capacidad de mejorar la dinámica entre diferentes departamentos y equipos al centralizar la información y mejorar la visibilidad de los datos en toda la organización en tiempo real, para una toma de decisiones más informada, confiable y ágil en el día a día o ante cambios inesperados.

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Es importante destacar que la implementación de una solución ERP no reemplaza a las personas, sino que las empodera al automatizar tareas repetitivas y libera tiempo para el análisis y la toma de decisiones estratégicas.

Este avance ha abierto un mercado laboral nuevo, ya que requiere personal con dominio de metodologías ágiles y con conocimientos de programación de software.

Así mismo, después de la pandemia han sido el aliado de empresas y trabajadores por ser una herramienta vital para la gestión de operaciones en entornos de trabajo remoto y distribuido.

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